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1、吐字清晰

在電話中，有許多字的發音是相同或相近的，為不使聽者產生誤解，一定要注意吐字清晰。咬字要清楚，吐字要比平時略慢一點，聲音要清脆悅耳，語氣要親切自然。必要時，可把重要的話復述一遍，交待地點、時間時要仔細。要對準話筒說話，聲音太大、太小、太粗、太細，都會影響談話效果。此外，正在吃東西時，絕不可邊吃邊打電話，拿話筒前先把食物咽下去，才會口齒清晰，不致造成差錯。

2、語調從容

接打電話是一個只憑聲音傳達意思的過程，通電話時，微笑、手勢和別的種種傳送情意的方法都不發生作用，語調成了惟一的工具。與對方談話要像在一個房間里一樣，要用那種最能表達你個性的語句和音調。此外，以祈使句、疑問句替代陳述句，語言效果也會好得多。如將“經理在開會”換成“經理在開會，請稍等”或“經理在開會，請等一下好嗎?”聽來更誠懇可親。當你心情不好時，要特別注意語氣和聲調。因為情緒不佳，說話的語調往往會生硬、呆板，而對方又不知道你的心事，容易引起誤會。有時事情很急，你希望能用最簡單的語言、最快的速度解決問題，這時，也往往容易忽視語氣與聲調的控制，結果往往會適得其反。當對方聽不清發出詢問時，要耐心地回答，切忌不耐煩，始終要給人以和藹、親切的感覺。

3、把握時機

撥打電話必須講究時機，一般情況下，撥打公務電話，應盡量在工作時間打到對方單位，并且要注意避開早晨上班后1小時和下午下班前半小時，因為這段時間，人們要么比較忙，要么急于下班，通話的效果通常不會好。給同學、同事、朋友家里打電話，應該在早晨8點鐘以后，晚上10點鐘以前，還要避開對方吃飯與休息的時間，除非有重要的事情需要告知或商量。如果一次通話時間可能很長，就應先說出你要辦的事，并詢問一下：“您現在和我談話方便嗎?”假如這時不方便，就和對方另約一個時間再談。

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