人力精簡過程中與員工溝通的技巧
分類: 職場溝通
口才詞典
編輯 : 口才大全
發布 : 12-19
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面對經濟不景氣寒冬的今天，企業為求降低成本、謀求永續生存，人力精簡已成為多數國內外眾多企業雷厲風行的方法．然而，如何妥善有效的規劃人力精簡策略與面談溝通技巧，實為企業執行人力精簡政策成敗與否之關鍵．本文由作者以協助處理近百家企業及近千人的人力精簡實務經驗，引導讀者如何有效的規劃人力精簡的策略與面談溝通技巧，讓您成為企業人力精簡的尖兵與策略家．
1、干部共識的凝聚
任何一家企業在進行人力精簡的規劃同時，內部員工的共識凝聚非常重要，否則當人力精簡完成的同時，也有可能是企業組織瓦解的開端．至于凝聚員工共識的方法，則必須要先從干部的「心智模式」著手，企業可以將預定執行人力精簡的訴求透過「干部共識營」，讓干部的積極投入參與和了解，把企業原本人力精簡是為求降低人力成本、減少虧損的哀兵訴求，轉化成這是一次改善企業組織人力素質、提升企業競爭力的積極訴求，化企業危機為轉機、化危機為生機．
2、策略技巧的運用
當企業人力精簡計劃已透過內部干部的共識凝聚轉成人力素質與企業經營體質改善的計劃訴求時，通常「意識擴散效應」就會無形中替企業解決基層員工的心結與疑惑，而在「群體利益理論」與「共體時艱」的催化效應下，亦會解決企業于執行人力精簡時所面臨的重重阻力與員工的恐慌癥．然而，如何名正言順且有效的執行人力精簡計劃，人力精簡的策略在此一階段就顯得格外非常重要，依經驗，策略的本身應包括：
(1)人力精簡淘汰的評估工具應具有說服力，并非主觀性的判斷或是年資等粗糙的考慮
(2)留存人員的評估標準，如核心知識、能力、技術經驗等
(3)人力精簡方式的包裝多樣化，如資遣、優退、強制退休、職務調動、留職停薪、契約型態的改變等
(4)誘因的增加，如附加離退金、保留錄用優先權、原有認股權等之福利保留享用、獎勵金等，以吸引員工的同意并降低未來發生沖突的機會
(5)再就業的協助，如代尋工作，代登履歷、外包人力公司協助精簡人員就業等
(6)失業救濟金領取及職業訓練的協助等
(7)心理諮商輔導、職業生涯規劃、安家計劃等．
3、面談前的準備
企業在進行人力精簡時就如同兩軍交戰，斗智又斗力，畢竟有很多事情不是靠「錢」就可以解決的，更何況是在處理人的問題時更為棘手，所以企業要計劃進行人力精簡面談時，一定要有所事前準備，否則日后所引生的勞資爭議之沖擊可能是企業無法意料或是承擔的．一般而言，人力精簡面談前的準備包括：
(1)面談計劃的擬訂，如主談者、面談對象、時間、地點、執行期限、面談者的權限、協助單位或人員等
(2)主要證據的準備，如請假紀錄、出缺勤紀錄、考核報告、工作紀錄、勞動契約、履歷表等
(3)現場書表的備置，如資遣費計算明細、同意書、離職申請書、移交清冊、推薦函、失業津貼申請單等
(4)執行單位或人員的勤前訓練，如公司的目標策略、勞工法令、面談溝通技巧、受精簡當事人的身理與心理的反應演變過程、自我保護措施、爭議的處理等
(5)面談環境的設定，如面談的地點、時間、座位安排、燈光照明等
(6)面談議題的設定，如公司業務虧損或緊縮、公司業務性質變更必須減少員額、當事人的績效表現或健康不佳，或當事人不能勝任工作、考核不及格、工作態度不好、出勤狀況不佳、不接受職務調動因素等
(7)其它的準備，如錄音設備、問答指導手冊等
(8)面談者的身心調整與自我壓力舒解
(9)必要的急救用品備置．
4、面談的溝通技巧
有了人力精簡面談前的詳細準備，并不代表企業于執行人力精簡的面談過程就可以平安遂順，保證不出問題，因此企業必須再強化面談者的面談溝通技巧，而面談的溝通技巧，依據受談者的心理反應演變過程，包括：
(1)厘清誰是主角，您，還是員工當事人
(2)適時給與當事人心理慰藉
(3)透過積極的關心，設法取得當事人的信任
(4)面談者的自我臨場情緒控制
(5)聆聽當事人的抱怨與訴苦，不要顯出不耐煩的表情
(6)主動引導主題的進行，不要被對方牽著議題走
(7)告知當事人接受公司解決方案與否的利弊得失
(8)適時說服當事人同意并加以勉勵
(9)釋放善意與公司的誠意，化解當事人的敵意
(10)釋放誘因，抓住人性的弱點，柔性規勸當事人遵循
(11)記住，堅持公司的原則，否則其它人的面談將無法依公司策略進行
(12)當事人猶豫不決時，應適時給與當事人最佳的選擇建議
(13)當事人拒絕時，不要想急著今天馬上完成面談或做出決定，以免激怒對方或是掉進對方拖延戰術的陷阱
(14)員工當事人同意時，千萬不要忘記簽署相關文件以免當事人日后反悔
(15)對于同意的當事人，面談者有權應給與后續服務的承諾，并代表公司表達心存感恩之心
(16)對于執意不同意的當事人，應擇期再次面談．
當歷經多次的面談溝通都無效時，則您必須：
(1)陳述公司的最大善意與最后解決方案
(2)不要懼怕可能發生的威脅
(3)限時當事人響應
(4)等待會應期間，試圖尋求當事人親朋好友的策動、規勸
(5)如響應仍為拒絕，則您必須依法執行，該給的就給，不要給當事人當做日后反擊的借口
(6)當事人的情況有危害公司經營利益，在尚未進入調解程序前，應要求當事人立即走人，以免擾亂人心
(7)未來勞資爭議發生可能性的最壞心理打算準備．
5、爭議的處理策略
企業在執行人力精簡的過程最怕發生勞資爭議，以免影響公司形象或商譽，而員工當事人亦知悉公司的這一項弱點，所以受精簡的人員往往會透過私下家庭拜訪、電話騷擾、或是經由職業工會代表、社會有力人士的介入關說，或是直接進行勞資爭議抗爭，如申請勞工行政主管機關的介入調解、圍廠、自力救濟、游行，甚至徑行訴訟等方式，企圖扭轉雇主的決定或是要求高于法定的補償金．所以，當企業強力進行人力精簡政策后，如有發生爭議時，則企業應有的處理策略包括：
(1)對外界哀兵訴求，博得社會大眾的同情與傳播媒體的聲援
(2)不要急著想把爭議問題給處理掉，就機會成本而言，時間是站在雇主這一方
(3)不拒絕私下溝通或對話，但也不必立即做出決定
(4)檢視您過去人力精簡的行動內容，是否一切合法
(5)拒絕第三者的介入，要求與當事人進行會談或溝通，把事件單純化
(6)找出突破的關鑒點所在，然后攻心為上
(7)不要亂開支票，冒然允諾做不到的事情
(8)適時指出對方當事人的弱點，讓對方知難而退
(9)嘗試進行共識的建立與協商空間的保留
(10)好聚好散，不要以暴制暴，要以理性訴求取代感性的行為．
6、結論
人力精簡是企業進行人力瘦身的慣用方法之一，而一般企業進行人力精簡的過程只注重人力精簡目標與時效的達成，卻往往忽略過程中的人員共識凝聚、策略的運用、相關處理人員的溝通技巧訓練、受精簡人員的心理諮商輔導和職涯重新規劃，以及對員工過去長年服務貢獻的感恩之心，所以人力精簡所產生的勞資爭議事件也就隨著水漲船高、層出不窮，很容易形成企業與員工兩敗俱傷的結局，影響企業整體形象．本文希望能提供企業在執行人力精簡時的一個策略及思考的方向，解決企業實施人力精簡時所帶來的負面影響．
